ZUS chce być liderem innowacyjności

Symbol Innowacji 2019 to kolejna nagroda, która trafiła w ręce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za systematyczne wprowadzanie innowacji i podążanie w stronę elektronizacji. – To nie koniec unowocześniania naszych usług – zapowiada prezes ZUS, prof. Gertruda Uścińska

Pod koniec listopada br. Zakład Ubezpieczeń Społecznych został ponownie doceniony za nowoczesne usługi na rzecz obywateli. Podczas uroczystej gali w Katowicach państwowy ubezpieczyciel otrzymał tytuł Symbolu Innowacji 2019. Nagroda jest przyznawana między innymi instytucjom, które świadczą usługi publiczne dla dobra obywateli. Wyróżnienie otrzymują podmioty, które nie muszą mierzyć się z bezpośrednią konkurencją w swoich obszarach działania, ale zawsze charakteryzują się symboliczną jakością.

To nie jedyne wyróżnienie dla ZUS w tym obszarze. W październiku br. Zakład Ubezpieczeń Społecznych został uhonorowany Polską Nagrodą Innowacyjności 2019 za wprowadzanie nowych usług dla klientów.

Szefowa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prof. Gertruda Uścińska zapowiada, że wizją Zakładu jest osiągnięcie statusu innowacyjnej instytucji zaufania społecznego. – Misją ZUS jest sprawna, przyjazna i rzetelna obsługa klientów realizowana na podstawie przepisów prawa, zasad racjonalnego i przejrzystego gospodarowania środkami finansowymi, wykorzystująca nowoczesne technologie i potencjał pracowników – podkreśla.

Zwraca uwagę, że Zakład przechodzi istotną przebudowę we wszystkich obszarach swojej działalności aby urzeczywistnić tę wizję. – W strategię budowy e-państwa wpisują się dotychczasowe reformy podjęte przeze mnie w ZUS, służące podnoszeniu, jakości stosowania stanowionego prawa oraz obsługi klientów – mówi prof. Gertruda Uścińska.

Jak zaznacza, ZUS z powodzeniem wprowadził wiele ważnych reform, które służą zarówno ubezpieczonym, jak i płatnikom składek. – Jako pierwszą wymienię reformę e-składki, wprowadzoną 1 stycznia 2018 r. To historyczna reforma zasad poboru składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawcy i przedsiębiorcy wpłacają składki na ubezpieczenia społeczne jednym prostym przelewem na indywidualny rachunek składkowy – wyjaśnia szefowa ZUS.

Inną ważną zmianą było wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich (tzw. e-ZLA). – Korzyści z tej reformy odnoszą zarówno lekarze, ubezpieczeni, a także pracodawcy, którzy błyskawicznie otrzymują informację o okresie nieobecności pracownika i mogą natychmiast zorganizować zastępstwo – wskazuje prof. Gertruda Uścińska.

Prezes ZUS zwraca uwagę na projekt e-akta, czyli skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 lat do 10 oraz możliwości ich prowadzenia i przechowywania w postaci elektronicznej. – To rozwiązanie pozwala na obniżenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej nawet o 130 mln zł rocznie w wydatkach na przechowywanie akt pracowniczych w skali całej gospodarki – mówi szefowa Zakładu.

Jednym z najnowszych projektów ZUS jest wdrożenie od 1 lipca 2019 r. unijnego systemu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego (Electronic Exchange of Social Security Information, EESSI).

– Jest to bardzo istotne dla osób korzystających ze swobody przemieszczania się i podejmowania pracy w innych państwach UE. System ten pozwala znacznie szybciej uzyskiwać informacje z innych krajów niezbędne do załatwienia spraw obywateli, zarówno w zakresie świadczeń międzynarodowych, jak i delegowania pracowników. Polska jest największym beneficjentem przepisów dotyczących delegowania w Unii Europejskiej – wyjaśnia prof. Gertruda Uścińska.

Zapowiada, że chciałaby dalej pracować nad poprawą wizerunku Zakładu. – Chcemy podnosić jakość usług, edukować społeczeństwo, poprawiać warunki pracy, rozwijać współpracę międzyinstytucjonalną, w tym międzynarodową. Chcemy zasługiwać na miano instytucji nowoczesnej i społecznie odpowiedzialnej, uczyć się od najlepszych, ale też wspierać innych swoimi doświadczeniami – zaznacza prezes ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest doceniany także na arenie międzynarodowej.  W czerwcu br. Międzynarodowe Stowarzyszenie Zabezpieczenia Społecznego (ISSA) przyznała Zakładowi 8 certyfikatów jakości w ramach konkursu Good Practice Award, czyli nagrody za dobre praktyki, w tym 3 certyfikaty z wyróżnieniem. Docenione zostały m.in. projekt e-składka, doradcy emerytalni i e-ZLA, ale także uproszczenie języka urzędowego w pismach, decyzjach i formularzach w ramach projektu „Prosto z ZUS”.

Z kolei w październiku br. decyzją Biura ISSA prezes ZUS prof. Gertruda Uścińska została powołana na przewodniczącą Komitetu Sterującego Komisji Technicznej ds. ubezpieczeń na starość, inwalidztwa i rent rodzinnych (TC Pensions), której zadaniem jest wypracowanie rozwiązań odpowiadających na wyzwania związane ze starzeniem się populacji i nowe oczekiwania społeczne. Jest to najważniejsza spośród 13 komisji technicznych ISSA.

Anna Knapek

Rozmowa z prof. Gertrudą Uścińską, prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Często powtarza pani, że chciałaby, aby ZUS stał się nowoczesną instytucją. W jaki sposób będzie realizowana ta zapowiedź?

Już teraz mogę śmiało powiedzieć, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest liderem wśród urzędów, jeśli chodzi o elektronizację. Przed tym procesem nie uciekniemy. Zdaję sobie sprawę, że niektóre pokolenia są przyzwyczajone do papieru. Mam tu na myśli dokumenty. Ale na obecnym etapie postępu technologicznego będziemy powoli od tego odchodzić. Coraz więcej spraw już teraz można załatwić nie wychodząc z domu. Będziemy dążyć do tego, aby jak najbardziej ułatwić kontakt i załatwianie spraw w ZUS.

Chcemy minimalizować udział obywatela w załatwianiu spraw, czyli przejąć od niego niektóre czynności i wykonywać je za klientów, a także przestać prosić o określone zaświadczenia, kiedy potrzebne informacje możemy uzyskać z innych urzędów.

Jednym z pierwszych ważnych projektów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych była e-składka, czyli indywidualne numery rachunków składkowych.

Ta reforma uporządkowała i zdecydowanie uprościła cały system poboru składek. Pracodawcy i przedsiębiorcy opłacają składki jednym prostym przelewem na własny numer rachunku składkowego. Wszystkie wpłaty księgujemy na najstarsze zobowiązania. Dzięki dobrej sytuacji na rynku pracy oraz naszej reformie wpływy z tytułu składek są co roku wyższe o ok. 9 proc. W tym roku do połowy grudnia już o 22 mld zł więcej. E-składka to wyraz właściwego zarządzania publicznymi finansami, która pozwala na ograniczenie dotacji z budżetu państwa do FUS. Reforma pozwoliła wyeliminować masowe błędy popełniane przez płatników składek przy wypełnianiu przelewów. Przypomnę tylko, że przed reformą mieliśmy ok. 20 tys. błędnych przelewów miesięcznie. Obecnie jest ich zaledwie kilkanaście. Wszystko to oznacza oszczędności administracyjne po stronie pracodawców i ZUS. O sukcesie naszej reformy świadczy także to, że od 2020 roku Ministerstwo Finansów wprowadza dla podatników PIT, VAT i CIT tzw. mikrorachunki podatkowe, czyli indywidualne numery rachunków podatkowych. Cieszę się, że administracja podatkowa doceniła naszą reformę i wdraża ją również u siebie.

W grudniu mija rok od wejścia w życie obowiązku wystawiania zwolnień lekarskich w postaci elektronicznej. Jak pani ocenia wprowadzenie tej reformy?

Elektroniczne zwolnienia lekarskie to milowy krok, jeśli chodzi o zarządzanie absencją chorobową w Polsce. Możliwość wystawiania e-ZLA istnieje od 2016 roku, ale w 2017 i 2018 roku włożyliśmy mnóstwo wysiłku poprzez szkolenia, warsztaty, porozumienia w zachęcenie środowiska lekarzy, aby spróbowali tego rozwiązania. Podkreślam, że wystarczyło zachęcić, a potem e-ZLA już same przekonywały lekarzy. Ponadto udostępniliśmy bezpłatny certyfikat do podpisywania e-ZLA, a także wspieraliśmy włączenie asystentów medycznych w proces wystawiania e-ZLA. Efektem naszego zaangażowania jest to, że od grudnia 2018 r. 99,9 proc. zwolnień lekarskich jest wystawiane natychmiast w postaci elektronicznej. E-zwolnienia to fantastyczny instrument, który pozwala badać przyczyny niezdolności do pracy, okres tej niezdolności i koszty. Wspiera państwo w działaniach prewencyjnych, rehabilitacji, ale przede wszystkim w zarządzaniu wydatkami z funduszu chorobowego FUS.

Jakie są najbliższe wyzwania w kwestii ubezpieczeń społecznych?

Podobnie jak inne kraje europejskie musimy zastanowić się nad przyszłym kształtem zabezpieczenia społecznego. Zmagamy się z podobnymi wyzwaniami, jak nasi sąsiedzi. Są to z jednej strony spadek dzietności i umieralności, które prowadzą do wydłużania trwania życia oraz demograficznego starzenia się społeczeństwa. Zgodnie z prognozą GUS liczba osób w wieku produkcyjnym zmniejszy się do 2050 roku o 6,7 mln, zaś liczba osób w wieku poprodukcyjnym zwiększy się do 4,2 mln. To oczywiście tworzy pewną presję związaną z potrzebą jednoczesnego zapewnienia stabilności finansowej funduszom emerytalnym oraz adekwatności świadczeń. Z drugiej strony istnieje potrzeba zapewnienia odpowiedniej ochrony socjalnej osobom pracującym na podstawie nietypowych form zatrudnienia, np. umów cywilnoprawnych, zero-hours, pracy platformowej, czy też prosumencji. Z kolei, w związku z nasilającą się migracją w ramach Unii Europejskiej, należy zapewnić ściślejszą współpracę w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Chodzi m.in. o ustalanie świadczeń międzynarodowych, delegowanie pracowników, wymianę informacji o zgonach, odzyskiwanie nienależnie wypłaconych świadczeń, a także współpracę administracyjną w celu zwalczania błędów i nadużyć. Przed nami także wyzwanie związane z potrzebą racjonalizacji zasad funkcjonowania funduszu chorobowego, który od 2010 roku wymaga dużej dotacji, w br. ok. 8 mld zł. Jesteśmy także świadkami wyodrębniania się nowego ryzyka społecznego, czyli ryzyka niesamodzielności. Biorąc pod uwagę, że do 2050 roku liczba osób w wieku 80+ ulegnie podwojeniu z obecnych 1,7 mln, wyzwaniem będzie budowa nowego, pełnoprawnego działu zabezpieczenia społecznego, czyli opieki długoterminowej. Obecnie jest ona „zaszyta” w kilku innych działach. Trzeba będzie przebudować m.in. system ochrony zdrowia, emerytalny, rentowy i chorobowy. To duże wyzwanie organizacyjne.

Wiele osób zastanawia się nad swoją przyszłą emeryturą, a dokładniej nad jej wysokością.

Wpływ na wysokość przyszłej emerytury ma indywidualnie każdy z nas. Do obliczenia emerytury jest brana pod uwagę nie tylko kwota składek emerytalnych opłaconych do FUS, ale także wiek, w jakim przechodzimy na emeryturę. Jeżeli tylko mamy możliwość, to warto kontynuować pracę po osiągnięciu wieku emerytalnego. Każdy rok dodatkowej pracy może oznaczać wzrost miesięcznego świadczenia nawet o 8–10 proc. Warto też wykazać się przezornością i dodatkowo oszczędzać na przyszłą emeryturę. Państwo uregulowało kilka form takiego oszczędzania, gdzie dodatkowo oferuje wsparcie w postaci ulg podatkowych lub dodatkowych wpłat z budżetu państwa, w zależności od tego, czy mówimy o PPK, PPE, IKE lub IKZE.

Kiedy należy zacząć myśleć o swojej emeryturze?

Oczywiście natychmiast po wejściu na rynek pracy. Prawo ubezpieczeń społecznych to materia skomplikowana i dynamiczna, ale nie trzeba wcale być w tym zakresie ekspertem. Ważne, aby zdawać sobie sprawę, że wysokość emerytury zależy od kwoty opłacanych składek i wieku, w którym przechodzimy na emeryturę, a także że państwo gwarantuje wypłatę świadczeń z FUS. Trzeba mieć świadomość konsekwencji pracy na czarno, bez umowy, na podstawie umów cywilnoprawnych nieobjętych składkami, długich okresów bierności zawodowej, opłacania składek od najniżej możliwej podstawy. O tym wszystkim edukujemy społeczeństwo tak często, jak tylko się da.

Jak jest postrzegany obecnie ZUS?

Dzięki ciągłym, konsekwentnym działaniom edukacyjnym w ostatnich 2–3 latach wizerunek Zakładu w opinii publicznej bardzo się poprawił. Jak donosi CBOS, w 2013 roku pracę ZUS oceniało dobrze 26 proc. Polaków, natomiast w bieżącym roku już 47 proc. Na pewno przyczyniły się do tego nasze reformy, ale również szeroko zakrojone działania edukacyjne. Okazuje się, że to się sprawdza. Zaczynamy już w szkołach projektami takimi, jak Projekt z ZUS i Lekcje z ZUS, potem Olimpiada wiedzy o ubezpieczeniach społecznych dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych. Edukację, a właściwie wtedy już naukę, o tym ważnym i interesującym obszarze kontynuujemy na uczelniach. Skarbnicą wiedzy są także nasi doradcy dostępni w salach obsługi klienta. Każdy może przyjść do oddziału i zapytać, kiedy najlepiej przejść na emeryturę, kiedy to mu się najbardziej opłaca, jaka będzie szacunkowa wysokość świadczenia.

Rozmawiała: Anna Knapek