Ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkiem prawnym. inEwi już od kilku lat automatyzuje ten proces. Z jakimi przekonaniami walczycie?
Przede wszystkim chcemy iść na przekór przeświadczeniu niektórych pracowników, że rejestracja czasu pracy czy – mówiąc szerzej – ewidencja, wiąże się z inwigilacją. Wręcz przeciwnie. Zależy nam na pełnej transparentności. Aby, zarówno pracodawca, jak i pracownik, mieli dostęp do tych samych danych. Chodzi o równość. Pracodawca wyciąga z tych danych informacje potrzebne do celów kadrowo-płacowych, pracownik jest na bieżąco z informacją o tym, ile czasu przepracował, bądź jaki jest status jego wniosków, które może wystawiać nawet z domu. Zaoszczędzają w ten sposób sporo czasu. Mam oczywiście świadomość, że istnieją także programy śledzące ruch myszki czy robiące zrzut ekranu np. co 15 minut, ale tego typu rozwiązania to już rzeczywiście jest nadkontrola.
Przejście na nowy system to nie tylko nowe przyzwyczajenia, to też koszt.
Zacznijmy od klasycznych rejestratorów czasu pracy, takich na kartę magnetyczną. W tym przypadku koszty związane są z zakupem urządzenia (kilka tysięcy złotych), położeniem infrastruktury i instalacją oprogramowania. Problematyczne jest także gubienie kart, zapominanie, zamawianie nowych. Takie karty z czasem tracą też swoje właściwości magnetyczne.
My wyszliśmy z prostego założenia: zobaczmy, czego jest nad stan. Mamy bardzo dużo urządzeń elektronicznych pod ręką, a czasem i w szafie. Tak samo pracodawcy. Stworzyliśmy więc aplikację inEwi, która zamienia tablet czy smartfon w rejestrator czasu pracy. I to kosztem, który wynosi zero złotych. Wystarczy zainstalować aplikację. Dodatkowo zyskujemy najbardziej zaawansowany rejestrator, z uwagi na swoją funkcjonalność. Miesięczny koszt koszt korzystania z aplikacji dla jednego użytkownika jest porównywalny z ceną dużej kawy „na mieście”.
Jak to działa? O jakiej funkcjonalności mówimy?
Wykorzystujemy kamerę wbudowaną w smartfon, tablet czy komputer. Bazujemy na kodzie QR, który skanuje kamera, robiąc przy okazji zdjęcie (opcjonalnie). Kod QR jest wygodny, kiedy zgubimy kartę, można go na przykład wydrukować. Produkt jest w pełni konfigurowalny. Dostępna jest też funkcja geolokalizacji, która może się przydać np. przy pracy w terenie. Nasz system to nie tylko RCP, to także moduły związane z tworzeniem grafików czy wniosków pracowniczych, np. o urlop.
Zawsze jednak znajdą się tacy, którzy spróbują system oszukać. Co robią?
Najczęstszy przypadek dotyczy tzw. buddy punchingu. W naszym języku możemy to potocznie nazwać „przyjacielskim odbiciem”. Proceder polega na tym, że jedna osoba odbija na wejściu kilka kart, za siebie i kolegów. I o dziwo, niekoniecznie dzieje się to w miejscach pracy, które mogą się nasuwać w pierwszej kolejności, jak np. duże zakłady produkcyjne.
Jak temu zaradzić?
Z jednej strony wspomnieliśmy o fotorejestracji, natomiast weryfikacja zdjęć w tym przypadku nie jest procesem w pełni automatycznym. Ktoś musi nad tym siąść i zweryfikować zrobione zdjęcia. Dlatego przy wsparciu funduszy z UE stworzyliśmy innowacyjną technologię weryfikacji twarzy pracowników, która pokonuje tę barierę. Dzięki opracowanym w inEwi autorskim algorytmom sztucznej inteligencji, pracownik będzie nieinwazyjnie identyfikowany na podstawie danych biometrycznych, czyli cech charakterystycznych swojej twarzy. Końcem roku nasi użytkownicy, a jest ich ponad 150 tysięcy, zyskają tę funkcjonalność. I to zupełnie bezpłatnie.
Jacek Bies
Informacje na temat rozwiązania InEwi: https://inewi.pl/
